कंपनी में शिकायत निवारण प्रणाली को कारगर बनाने के क्रम में "शिकायत प्रक्रिया" मौजूद है।

अ. शिकायत प्रक्रिया

• किसी भी पीड़ित कर्मचारी को सर्वप्रथम अपनी शिकायत विभागाध्यक्ष के समक्ष मौखिक रूप से प्रस्तुत करनी होगी और संबंधित विभागाध्यक्ष द्वारा शिकायत प्रस्तुत किए जाने के 3 दिनों के भीतर उसकी शिकायत का समाधान किया जाएगा या उसका उत्तर दिया जाएगा।
• यदि कर्मचारी अपने विभागाध्यक्ष के उत्तर से संतुष्ट नहीं है या निर्धारित समय सीमा के भीतर कोई उत्तर प्राप्त नहीं होता है, तो वह अपनी शिकायत विभाग प्रमुख के समक्ष प्रस्तुत करेगा। विभाग प्रमुख शिकायत की समीक्षा करेंगे और शिकायत प्रस्तुत किए जाने के 5 दिनों के भीतर या तो उसका निपटारा करेंगे या पीड़ित कर्मचारी को जवाब देंगे। यदि इस अवधि के दौरान कार्रवाई संभव नहीं है, तो विलंब का कारण दर्ज किया जाएगा।
• यदि विभाग प्रमुख का उत्तर संतोषजनक न हो, तो पीड़ित कर्मचारी अपनी शिकायत को शिकायत समिति को भेजने का अनुरोध कर सकता है, जो 15 दिनों के भीतर प्रबंधन को अपनी सिफारिशें प्रस्तुत करेगी। यदि इस अवधि के भीतर अनुशंसा नहीं दी जा सकती है, तो विलंब के कारणों को दर्ज किया जाना चाहिए। शिकायत समिति की सर्वसम्मत अनुशंसा अंतिम निर्णय के लिए प्रबंध निदेशक को भेजी जाएंगी। शिकायत समिति के सदस्यों के बीच मतभेद होने की स्थिति में, सदस्यों के विचार और संबंधित दस्तावेज़ अंतिम निर्णय के लिए प्रबंध निदेशक के समक्ष रखे जाएंगे। दोनों ही मामलों में, प्रबंधन का अंतिम निर्णय प्रबंधन से सिफारिश प्राप्त होने के 7 दिनों के भीतर कार्मिक एवं औद्योगिक विभाग के प्रमुख द्वारा पीड़ित कर्मचारी को सूचित किया जाएगा।

ब. शिकायत

एक या एक से अधिक कर्मचारियों को प्रभावित करने वाली शिकायतें, जिनमें वेतन भुगतान, छुट्टी, तबादला, पदोन्नति, वरिष्ठता, कार्य सौंपना, कार्य स्थितियां, सेवा समझौते की व्याख्या, बर्खास्तगी और सेवामुक्ति शामिल हैं, शिकायत कहलाती हैं। यदि विवाद के मुद्दे व्यापक रूप से लागू होते हैं या उनका महत्व काफी अधिक है, तो वे इस प्रक्रिया के दायरे से बाहर होंगे।

स. शिकायत समिति

शिकायत समिति में निम्नलिखित सदस्य शामिल होंगे:

1. डॉ. पुरुषोत्तम नारायण शर्मा – प्रबंधन प्रतिनिधि
2. श्री अमिताभ शर्मा – अति. महाप्रबंधक (का.एवं.औ.सं.) - सदस्य सचिव एवं प्रभारी शिकायत प्रकोष्ठ
3. श्रीमती वंदना मीना – वरिष्ठ अभियंता (सूचना प्रौद्योगिकी) – सदस्य, बतौर महिला कर्मचारी प्रतिनिधि एवं बतौर अनुसूचित जाति एवं अनुसूचित जनजाति प्रतिनिधि
4. श्री शक्ति सिंह सैनी – वरिष्ठ तकनीकी सहायक (इलेक्ट्रॉनिक्स) – सदस्य
5. श्री इमरान खान – कनिष्ठ कार्यालय अधीक्षक (सामग्री प्रबंधन) – सदस्य
6. श्री शैलेश कुमार टेलर – कार्यालय सहायक "ए" (वित्त एवं लेखा) – सदस्य

द. शिकायत प्रकोष्ठ

प्रभारी, शिकायत प्रकोष्ठ इस तरह की शिकायतों से संबंधित सभी पत्राचार आदि के रिकॉर्ड रखेंगे और इस रिकार्ड के सम्बंधित अधिकारियों के साथ संपर्क रखेंगे।

य. शिकायत प्रक्रिया के संबंध में किसी भी विवाद के मामले को प्रबन्ध निदेशक को भेजा जाएगा और इस संबंध में उनका निर्णय अंतिम और बाध्यकारी होगा।

टिप्पणी: शिकायत समिति में किए जाने वाले अद्यतन/परिवर्तनों के लिए कार्यालय द्वारा जारी परिपत्रों का संदर्भ लेना आवश्यक है।