कंपनी में शिकायत निवारण प्रणाली को कारगर बनाने के क्रम में "शिकायत प्रक्रिया" मौजूद है।

अ. शिकायत प्रक्रिया

• पीड़ित कर्मचारी पहले विभाग के नियंत्रक अधिकारी को व्यक्तिगत रूप से मौखिक में अपनी शिकायत बताता है और उसकी शिकायत का निपटारा किया जाता है या सम्बंधित विभाग के प्रमुख द्वारा शिकायत प्रस्तुति के 3 दिन के भीतर जवाब दिया जाता है।
• यदि कर्मचारी नियंत्रक अधिकारी के जवाब से संतुष्ट नहीं है या वह निर्धारित अवधि के भीतर कोई उत्तर प्राप्त करने में विफल रहता है, तो वह विभाग के प्रमुख को अपनी शिकायत करेगा। विभाग प्रमुख शिकायत की समीक्षा करेंगे और या शिकायत का निपटारा करेंगे या 5 दिनों के भीतर पीड़ित कर्मचारी को जवाब देंगे। यदि इस अवधि के दौरान कार्रवाई नहीं की जाती है, तो देरी का कारण दर्ज किया जाएगा।
• यदि विभाग प्रमुख का जवाब असंतोषजनक है, तो पीड़ित कर्मचारी शिकायत समिति को अपनी शिकायत के अग्रेषण के लिये अनुरोध कर सकता हैं, जो 15 दिन की अवधि के भीतर प्रबंधन को अपनी सिफारिशें करेगी। यदि इस अवधि के भीतर सिफारिशें नहीं की जाती है, तो इस तरह की देरी के कारण दर्ज किये जाएंगे। शिकायत समिति की सर्वसम्मत सिफारिशों को अंतिम निर्णय के लिए प्रबन्ध निदेशक को भेजा जाएगा। शिकायत समिति के सदस्यों के बीच मतभेद की स्थिति में सदस्यों के विचार प्रासंगिक कागजातो के साथ अंतिम निर्णय के लिए प्रबन्ध निदेशक के समक्ष पेश किये जाएंगे। किसी भी मामले में प्रबंधन का अंतिम निर्णय, प्रबंधन से सिफारिश की प्राप्ति के 7 दिनों के भीतर कार्मिक एवं औद्योगिक संगठन विभाग के प्रमुख द्वारा पीड़ित कर्मचारी को सूचित कर दिया जाएगा।

ब. शिकायत

एक या एक से अधिक व्यक्तिगत कर्मचारियों को उनके वेतन भुगतान, अवकाश, स्थानांतरण, पदोन्नति, वरिष्ठता से कार्यभार, कार्य की शर्तों और सेवा समझौते की व्याख्या, बर्खास्तगी और निर्वहन आदि के संबंध में प्रभावित करने वाली शिकायतों का गठन किया जाएगा। जहां विवादों के बिंदु सामान्य प्रयोज्यता या काफी परिमाण के होते हैं, वे इस प्रक्रिया के दायरे से बाहर हो जाएंगे।

स. शिकायत समिति

शिकायत समिति निम्न में से गठित होगी:

1. श्री नीरज सक्सेना – प्रबंधन प्रतिनिधि
2. श्री अमिताभ शर्मा – अति. महाप्रबंधक (का.एवं.औ,सं.) एवं सदस्य सचिव एवं प्रभारी शिकायत प्रकोष्ठ
3. श्रीमती वंदना मीना – वरिष्ठ अभियंता (सूचना प्रौद्योगिकी) – सदस्य, बतौर महिला कर्मचारी प्रतिनिधि एवं बतौर अनुसूचित जाति एवं अनुसूचित जनजाति प्रतिनिधि
4. श्री शक्ति सिंह सैनी – वरिष्ठ तकनीकी सहायक (इलेक्ट्रॉनिक्स) – सदस्य
5. श्री इमरान खान – कनिष्ठ कार्यालय अधीक्षक (सामग्री प्रबंधन) – सदस्य
6. श्री शैलेश कुमार टेलर – कार्यालय सहायक "ए" (वित्त एवं लेखा) – सदस्य

द. शिकायत प्रकोष्ठ

प्रभारी, शिकायत प्रकोष्ठ इस तरह की शिकायतों से संबंधित सभी पत्राचार आदि के रिकॉर्ड रखेंगे और इस रिकार्ड के सम्बंधित अधिकारियों के साथ संपर्क रखेंगे।

य. शिकायत प्रक्रिया के संबंध में किसी भी विवाद के मामले को प्रबन्ध निदेशक को भेजा जाएगा और इस संबंध में उनका निर्णय अंतिम और बाध्यकारी होगा।

टिप्पणी: शिकायत समिति में अद्यतन/परिवर्तन के लिए जारी किए जाने वाले कार्यालय परिपत्रों का संदर्भ लेना होगा।